De Toepassing van Process Mining in Internal Audit: Kansen en Mogelijkheden
Door de snelle ontwikkeling van technologieën komen steeds meer middelen beschikbaar die ingezet kunnen worden om processen beter te doorgronden, wat kansen biedt voor internal audit. Eén van de veelbelovende technologieën die de laatste jaren op de voorgrond is getreden, is Process Mining. Hoewel Process Mining zich tot nu toe vooral heeft gericht op proces-efficiëntie en -automatisering, biedt de technologie ook veel kansen in het kader van internal audit.
Er zijn veel mogelijkheden om diepgaand inzicht te krijgen in bedrijfsprocessen en deze te optimaliseren door het gebruik van Process Mining, zeker door de toename van beschikbare data. In deze blog bespreken we hoe Process Mining kan worden toegepast in internal audits en welke kansen dit biedt.
Wat is Process Mining?
Process Mining is een technologie die gebruik maakt van data-analyse en een algoritme om bedrijfsprocessen in kaart te brengen en te analyseren. Het maakt gebruik van loggegevens die worden gegenereerd door IT-systemen om een gedetailleerd beeld te krijgen van hoe processen daadwerkelijk verlopen. Dit stelt auditors in staat om afwijkingen van de (papieren) opzet, inefficiënties en risico’s te identificeren, die anders moeilijk te detecteren zouden zijn voor de gehele populatie.
Toepassing in Internal Audit
Met Process Mining kunnen auditors processen visualiseren zoals ze in werkelijkheid plaatsvinden. Deze visualisaties geven een betrouwbaarder beeld dan inzichten die zijn verkregen door het afnemen van interviews. Dit helpt bij het identificeren van knelpunten, work arounds en inefficiënties. Door deze inzichten kunnen auditors gerichte aanbevelingen doen voor procesverbeteringen.
Vanwege het gedetailleerde inzicht dat auditors krijgen in de werkelijke processtromen, kunnen zij potentiële risico’s beter identificeren en beoordelen. Dit helpt bij het ontwikkelen van effectievere risicobeheersingsstrategieën. Process Mining kan ook helpen bij het identificeren van inefficiënte stappen in processen. Door deze stappen te optimaliseren, kunnen organisaties kosten besparen en de algehele efficiëntie verbeteren.
Kansen voor Internal Audits
De integratie van Process Mining in internal audits biedt tal van kansen. Door gebruik te maken van feitelijke data in plaats van steekproeven en interviews, kunnen auditors nauwkeurigere en betrouwbaardere bevindingen presenteren. Process Mining automatiseert veel van de data-analyse, waardoor audits sneller kunnen worden uitgevoerd zonder in te boeten aan kwaliteit. In plaats van periodieke audits, maakt Process Mining het ook mogelijk om processen continu te monitoren en real-time inzichten te verkrijgen. Door afwijkingen en risico’s vroegtijdig te detecteren, kunnen organisaties proactief maatregelen nemen om problemen te voorkomen.
Process Mining bestaat al geruime tijd, maar door de toename in verwerkings- en opslagcapaciteit is het momentum nu in een stroomversnelling geraakt. Dit heeft de kansen voor internal audit om gebruik te gaan maken van Process Mining aanzienlijk vergroot, waardoor auditors nog effectiever en efficiënter kunnen werken.
Hoe start je met Process Mining
Het implementeren van Process Mining in jouw organisatie kan aanvankelijk overweldigend lijken, maar door de volgende vier stappen te volgen, kun je een goede start maken:
Stap 1: Identificeer de juiste processen
Kies de processen die het meest geschikt zijn voor de toepassing van een Process Mining-analyse. Dit kunnen processen zijn die van cruciaal belang zijn voor je organisatie, die regelmatig problemen vertonen of die bijzonder complex zijn. Voorwaarde hierbij is dat er logging plaatsvindt van de activiteiten die worden uitgevoerd in de systemen die het proces ondersteunen.
Stap 2: Verzamel de benodigde data
Verzamel de loggegevens die door je IT-systemen worden gegenereerd. Deze data bevatten de tijdsbepaling, activiteiten en andere relevante informatie die nodig is om de processen in kaart te brengen. Vaak is er nog wel enige data opschoning nodig om de data klaar te maken om ingeladen te worden in de Process Mining tool.
Stap 3: Gebruik Process Mining tools
Maak gebruik van Process Mining-software om de verzamelde data te analyseren en te visualiseren. Er zijn verschillende tools beschikbaar op de markt, zoals Celonis, Disco en UiPath. Het advies is om klein te beginnen en bijvoorbeeld eerst een toetsing uit te voeren met Disco, een zeer gebruiksvriendelijke tool, om de mogelijkheden te onderzoeken.
Stap 4: Analyseer de resultaten en implementeer verbeteringen
Analyseer de visualisaties en resultaten om inefficiënties, knelpunten en afwijkingen te identificeren. Gebruik deze inzichten om gerichte verbeteringen door te voeren in je processen en om de naleving van regelgeving te waarborgen.
Process Mining en ARC People
Bij ARC People ondersteunen wij meerdere klanten bij het toepassen van Process Mining als onderdeel van internal audits. Waarbij wij bijvoorbeeld het inkooproces van begin tot eind analyseren en de mate van betrokkenheid van medewerkers binnen een proces inzichtelijk hebben gemaakt. Middels deze analyses kan onder andere vastgesteld worden of voor alle inkooporders een akkoord is gegeven voordat de inkooporder is ingediend bij de leverancier of dat bepaalde personen meerdere activiteiten hebben uitgevoerd waarvoor zij niet geautoriseerd zijn.
Mocht je geïnteresseerd zijn in de mogelijkheden van Process Mining voor jouw internal auditafdeling neem dan contact op met Roy van Buuren via 06-420 952 66 of roy@arcpeople.nl.