Voor het werk van internal auditors is het belangrijk dat bevindingen in rapportages daadwerkelijk worden opgepakt. Helaas is dit geen zekerheid. Het enkel presenteren van edivence geeft namelijk geen garantie dat er daadwerkelijk acties in gang worden gezet. Om stakeholders te overtuigen om op basis van een rapport actie te ondernemen, dient de auditor te beschikken over een aantal vaardigheden. Een belangrijke vaardigheid die daarbij kan helpen is het gebruik van retorica.
Aristoteles omschreef retorica als de ‘vaardigheid om geschikte overtuigingsmiddelen te vinden om in redevoering te gebruiken[1]. In zijn boek Ars Retorica beschrijft hij drie middelen van overtuiging. Murray D. Wolfe paste de oorspronkelijke driedeling toe op het werk van internal auditors en beschreef op welke dit een bijdrage kan leveren aan de mate van acceptatie van bevindingen door stakeholders[2].
Ethos
Ethos heeft betrekking op de manier waarop het publiek de autoriteit en expertise van de spreker ervaart. Praktische intelligentie, een deugdzaam karakter en goede wil zijn hierin essentiële eigenschappen. Voor een auditor betekent dit dat hij moet beschikken over een gedegen kennisniveau en bovendien betrouwbaar en geloofwaardig moet zijn. Ethos zit verweven in de manier waarop de auditfunctie binnen een organisatie is vormgegeven. De samenstelling, kwaliteit en opleiding van het personeel binnen de afdeling internal audit zijn hierbij belangrijke criteria. Ook de mate waarin wordt voldaan aan auditstandaarden speelt een rol. Als auditor is het goed jezelf af te vragen hoe er binnen de organisatie gedacht wordt over de rol van internal audit. Is er een manier om hun negatieve gedachten te overwinnen, of juist extra gebruik te maken van hun positieve gedachten? Handel ik conform de ethische IIA-standaarden, zodat er vertrouwen en een positief imago ontstaan?
Pathos
Bij pathos gaat het over de manier waarop het publiek overtuigd wordt doordat de spreker bepaalde emoties gebruikt in zijn verhaal. Dit zie je vaak terug in de verkiezingsretoriek van politici, waarbij ze vaak als doel hebben een zo groot mogelijk publiek voor zich te winnen. Aristoteles beschouwde pathos als sterkste en meest betrouwbare vorm van overtuiging. Ook voor auditors kan pathos een bijdrage leveren aan de mate waarin bepaalde bevindingen geaccepteerd worden. Hierbij is het van belang om als auditor je van te voren af te vragen of de boodschap mogelijk bepaalde emoties oproept en wat het effect daarvan zal zijn op de mate waarin bevindingen geaccepteerd zullen worden. Belangrijk is om hierbij rekening te houden met de woordkeuze en de toon in een rapport, bijvoorbeeld door een bepaalde boodschap optimistisch te uiten. Ook de balans tussen positieve en negatieve bevindingen kan bijdragen aan het vergroten van pathos. Probeer dus als auditor het perspectief van je publiek beter te begrijpen en pas je boodschap daarop aan.
Logos
Het publiek overtuigen door middel van logische argumenten staat centraal bij logos. Logica, redenering, bewijs en feiten worden gebruikt om de argumentatie te ondersteunen. Door als auditor goed na te denken over de wijze waarop de informatie in het auditrapport gepresenteerd wordt, kan een goede bijdrage worden geleverd aan de mate waarin bevindingen worden begrepen en geaccepteerd. Een helder onderzoeksdesign, gedetailleerde observaties en een duidelijke presentatie van de bevindingen zijn hierbij essentieel. Ook het visuele aspect mag hierbij niet uit het oog verloren worden; diagrammen en schema’s kunnen, mits op juiste wijze ingezet, bijdragen aan het vergroten van logos.
Denk als auditor eens na over de manier waarop jij de overtuigingstechnieken gebruikt in je werk. Welke pas je veel toe? Welke zijn nog relatief onderbelicht? Wellicht biedt dit een mooi aanknopingspunt om je werk eens vanuit een ander perspectief te bekijken.
Willem van Woezik is werkzaam als audit trainee bij AuditPeople en voert momenteel internal audits uit bij Achmea Internal Audit.
[1]Frans vam Eemeren, Rob Grootendorst en Francisca Snoeck Henkemans (e.a.) – Handboek Argumentatietheorie (1997).
[2]Murray D. Wolfe – The Power Of Rhetoric (2016)