Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 

Grip op rechtmatigheid en interne beheersing 

Verbijzonderde Interne Controle (VIC) helpt organisaties vast te stellen of financiële processen rechtmatig verlopen en interne beheersmaatregelen daadwerkelijk werken. Voor gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen vormt VIC daarmee een belangrijk onderdeel van de beheersing en onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording. 

Een effectieve VIC gaat verder dan het uitvoeren van afzonderlijke controles. De kracht zit in de samenhang tussen processen, risico’s, beheersmaatregelen, controles en opvolging. Zo ontstaat niet alleen zekerheid over rechtmatigheid, maar ook inzicht in waar processen en interne beheersing kunnen worden verbeterd. 

ARC People ondersteunt organisaties met ervaren professionals op het gebied van Verbijzonderde Interne Controle, Audit en Risk. 

Wat is Verbijzonderde Interne Controle? 

Verbijzonderde Interne Controle is een onafhankelijke interne controle op de opzet, het bestaan en/of de werking van beheersmaatregelen binnen relevante processen. 

Bij een VIC wordt op basis van risico’s vastgesteld wat moet worden gecontroleerd, welke werkzaamheden nodig zijn en hoe de uitkomsten aantoonbaar worden vastgelegd. 

Binnen decentrale overheden ligt daarbij een belangrijke relatie met financiële rechtmatigheid en de rechtmatigheidsverantwoording. Ook kunnen VIC-werkzaamheden belangrijke informatie opleveren over de kwaliteit van de interne beheersing. 

Hoe wordt een VIC uitgevoerd? 

Een goede VIC-aanpak begint bij de risico’s van de organisatie en niet bij een standaard controlelijst. 

Afhankelijk van de organisatie en het bestaande control framework bestaat de aanpak bijvoorbeeld uit: 

• bepalen van de scope en relevante processen; 

• inventariseren van financiële stromen; 

• uitvoeren of actualiseren van de risicoanalyse; 

• beoordelen van bestaande beheersmaatregelen; 

• opstellen of aanscherpen van het VIC-plan en controleprogramma; 

• uitvoeren en documenteren van VIC-controles; 

• analyseren van bevindingen en afwijkingen; 

• rapporteren van de resultaten; 

• formuleren en opvolgen van verbetermaatregelen. 

Daarmee wordt VIC onderdeel van een bredere cyclus van risicobeheersing, controle en continue verbetering. 

VIC en de rechtmatigheidsverantwoording 

De rechtmatigheidsverantwoording heeft het belang van een goed ingerichte interne controle bij decentrale overheden verder onderstreept. De organisatie moet zelf voldoende inzicht hebben in de rechtmatigheid van haar financiële handelen. 

Een goed ingerichte VIC helpt om hiervoor betrouwbare en reproduceerbare informatie beschikbaar te hebben. Dat vraagt om een heldere risicoanalyse, aantoonbare controlewerkzaamheden, goede dossiervorming en tijdige opvolging van bevindingen. 

VIC moet daarbij niet alleen antwoord geven op de vraag of iets rechtmatig is, maar ook inzicht bieden in de oorzaken wanneer processen of beheersmaatregelen onvoldoende functioneren. 

Ondersteuning bij Verbijzonderde Interne Controle 

Niet iedere organisatie heeft permanent de capaciteit of specialistische VIC-expertise beschikbaar die nodig is. 

ARC People kan zowel inhoudelijke expertise als uitvoeringscapaciteit bieden. Onze professionals kunnen bijvoorbeeld: 

• een bestaande VIC-functie tijdelijk versterken; 

• zelfstandig VIC-controles uitvoeren; 

• een VIC-plan of controleprogramma opstellen of actualiseren; 

• risicoanalyses uitvoeren of aanscherpen; 

• ondersteunen bij rechtmatigheidscontroles; 

• bevindingen analyseren en rapporteren; 

• helpen de VIC structureel verder te professionaliseren. 

Daarbij combineren we advies met uitvoering. De ervaren professional die inhoudelijk meedenkt, kan de werkzaamheden ook daadwerkelijk uitvoeren. 

VIC slimmer uitvoeren met data-analyse 

Een VIC hoeft niet uitsluitend te bestaan uit handmatige controles en deelwaarnemingen. 

Met data-analyse kunnen grotere populaties worden onderzocht en kunnen afwijkingen en risicovolle transacties gerichter worden geïdentificeerd. Process mining kan daarnaast inzicht geven in de manier waarop processen in de praktijk daadwerkelijk verlopen. 

Dat biedt mogelijkheden om VIC-controles: 

• gerichter uit te voeren; 

• meer datagedreven in te richten; 

• afwijkingen sneller te signaleren; 

• grotere populaties te onderzoeken; 

• structurele procesproblemen zichtbaar te maken. 

ARC People helpt organisaties deze technieken praktisch toe te passen binnen bestaande VIC-processen. Data-analyse is daarbij geen doel op zich, maar een middel om de kwaliteit en effectiviteit van de controle te verhogen.